DEKRA Arbeitsmarktreport 2026

Bürokaufleute: Trotz KI alles andere als out

14. Juli 2026

Meldungen, wonach künstliche Intelligenz Büroangestellte ersetzt, sorgen immer wieder für Schlagzeilen. KI-Anwendungen halten tatsächlich zunehmend Einzug in die Verwaltung, bedeuten aber keinesfalls das Aus für den Beruf „Kaufmann für Bürokommunikation“. Darin sind sich die Experten einig. Die Ausbildung vermittelt vielseitige Kompetenzen und ermöglicht es, sich später in unterschiedliche Richtungen zu spezialisieren. Dementsprechend sind Bürokaufleute in verschiedenen Unternehmensbereichen zu finden, wie die Analyse von 350 Stellenangeboten für den Arbeitsmarktreport 2026 der DEKRA Akademie zeigt.

Analyse von 350 Stellenangeboten gibt Aufschluss über Job-Anforderungen
Hauptaufgaben: Kommunikation, Organisation, Kundenbetreuung
Benötigte Skills: KI gehört noch nicht dazu
IT-Kenntnisse: Standard-Softwareprogramme überwiegen
Flexible Arbeitszeitgestaltung möglich, Homeoffice eher selten

Gefragt sind bei Bürokaufleuten vor allem der sichere Umgang mit verschiedenen Software-Programmen sowie Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit und selbstständiges Arbeiten – auch in stressigen Situationen. Ein weiteres Ergebnis der Auswertung: Erfahrung mit KI-Anwendungen gehört bislang nicht zum Anforderungsprofil.

Fast alle Unternehmen und Behörden benötigen die Unterstützung von Bürokaufleuten. Die Stichprobe enthält dementsprechend Jobangebote aus fast allen Branchen. Den größten Anteil haben Arbeitgeber im Bereich Personaldienstleistung (19,7 %), mit großem Abstand folgen Offerten aus dem Handel (7,4 %) und dem Handwerk (6,9 %). Bei der Jobsuche werden sowohl diejenigen fündig, die in Vollzeit arbeiten möchten, als auch Fachkräfte, die eine Teilzeitstelle anstreben: Bei mehr als jeder zweiten Stelle können Interessierte zwischen beiden Arbeitszeitmodellen wählen (52,0 %). Fast drei von zehn Fällen sind hingegen reine Vollzeitpositionen.

Wer gern koordiniert findet hier seine Berufung

Bei Kaufleuten für Büromanagement laufen oft viele Fäden zusammen. Unabhängig vom Einsatzbereich prägen Kommunikation sowie administrative und organisatorische Aufgaben ihren Berufsalltag. Die gesuchten Bürokaufleute kommunizieren über Telefon, E-Mail und andere Kanäle. Jede dritte Fachkraft erledigt auch die Ein- und Ausgangspost.

Mehr als jede zweite Bürofachkraft betreut Kunden oder bearbeitet deren Aufträge. Außerdem planen und koordinieren sie Termine, zum Beispiel Serviceeinsätze im Handwerk. In diesem Zusammenhang obliegt ihnen häufiger auch die Pflege der Stammdaten des Unternehmens.

Immer wieder benennen Arbeitgeber die Fachbereiche, in denen die Bürokaufleute arbeiten werden. Gut ein Viertel der Offerten richtet sich an Bewerber mit Interesse an Buchhaltung. Aber auch im Vertrieb, in der Personalabteilung (13,1 %) oder im Einkauf (8,9 %) warten Aufgaben auf sie.

Abschlüsse: Auf dem Weg ins Büromanagement

Alle Arbeitgeber gehen auf die Ausbildung ein, die Jobsuchende mitbringen sollten. In nicht ganz drei Viertel der Stellenangebote wünschen sie allgemein, dass sie „Bürokaufleute“ sein sollen (72,9 %). Auch „kaufmännische Ausbildung“ ohne weitere Einschränkung kommt oft als Voraussetzung vor (62,3 %). Arbeitgeber sind häufiger offen für alternative Berufswege, sofern Bewerberinnen und Bewerber relevante Erfahrungen im Büroumfeld vorweisen können (13,4 %).

Berufserfahrung ist bei der Stellensuche oft von Vorteil (54,6 %). Nicht ganz jeder vierte Arbeitgeber findet eine solche zumindest „wünschenswert“, was darauf hindeutet, dass auch Fachkräfte eine Chance haben, die noch am Anfang ihrer Berufslaufbahn stehen.

IT-Kenntnisse ja, KI-Anwendungen nein?

Im Büromanagement ist digitales Arbeiten längst Alltag. Gefragt sind vor allem sichere Kenntnisse gängiger Standardsoftware, allen voran Microsoft Office Anwendungen. Je nach Branche und Aufgabenbereich kommen in den Anforderungsprofilen auch bereichs- und branchenspezifische IT-Lösungen vor, zum Beispiel ERP- und Warenwirtschaftssysteme (13,1 %). Kenntnisse im Umgang mit Finanz-, Buchhaltungs- und Kanzleisoftware sind vor allem für Bürokaufleute in der Buchhaltung oder in der Personalabteilung relevant.

Obwohl KI gerade im Büroalltag unterstützen oder Routineaufgaben übernehmen kann, spielt sie bei der Personalsuche keine Rolle. Nur eine der ausgewerteten Stellenanzeigen verlangt Kenntnisse in KI-Anwendungen.

Chaos? Nicht mit Bürokaufleuten

Erfolgreiche Bürokaufleute überzeugen nicht nur mit Fachwissen, sondern auch mit ausgeprägten Soft Skills. Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Sorgfalt helfen ihnen, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten. Die Fachkräfte sollten außerdem teamfähig und kommunikativ sein, da sie täglich Kontakt zu vielen Menschen haben. Diese Eigenschaften und gute Umgangsformen tragen maßgeblich zu reibungslosen Prozessen in der Verwaltung bei.

Obwohl sich die Bürotätigkeiten verändern und Beschäftigte sich immer wieder in neue Software und Prozesse einarbeiten müssen, werden Charaktereigenschaften wie Lernbereitschaft oder Neugier und Offenheit vergleichsweise selten als

wichtig eingestuft (6,9 bzw. 4,6 %).

Attraktive Bezahlung, Weiterentwicklung und flexibles Arbeiten locken

Unternehmen honorieren die Arbeit ihrer Bürokaufleute am häufigsten mit einem „attraktiven Gehalt“ (32,9 %). Auch andere monetäre Zusatzleistungen kommen in den Jobangeboten vergleichsweise häufig vor, von Konzepten zur Altersvorsorge über Urlaubs- und Weihnachtsgeld bis hin zu Firmen- und Produktrabatten.

Neben finanziellen Anreizen zählen Angebote zur persönlichen Weiterbildung und Karriereentwicklung (31,1 %) zu den häufigsten Benefits. An mehr als jedem vierten Arbeitsplatz können Bürokaufleute ihre Arbeitszeit flexibel einteilen (27,1 %). Die Option, zumindest teilweise im Homeoffice zu arbeiten, kommt dagegen mit 11,4 % vergleichsweise selten vor.

„Die Verwaltung ist bekanntermaßen einer der Bereiche, die sich aktuell am stärksten verändern,“ sagt Katrin Haupt, Geschäftsführerin der DEKRA Akademie. „Viele Routineaufgaben werden schon heute durch digitale Prozesse ersetzt, wodurch der Beruf noch anspruchsvoller wird. Wer die Veränderungen nutzt, KI-Grundkompetenz erwirbt und sich gezielt weiterqualifiziert, dem eröffnen sich viele neue berufliche Möglichkeiten – beispielsweise die Spezialisierung auf einen Fachbereich oder die Weiterentwicklung zur Fachwirtin beziehungsweise zum Fachwirt, um sich für Führungsaufgaben zu qualifizieren.“

Inhalte des DEKRA Arbeitsmarktreports 2026:

Im Erhebungszeitraum Ende Februar 2026 wurden 9.301 Stellenangebote in zwei Online-Jobbörsen ausgewertet. Der Report beinhaltet eine/n …

… Überblick über die Entwicklung der Berufe und Tätigkeitsfelder
… vertiefende Analyse der Stellenangebote für Berufskraftfahrerinnen und -fahrer
… vertiefende Analyse der Stellenangebote für Bürokaufleute
… Exkurs zu den veränderten Rahmenbedingungen in der Verteidigungsindustrie
• sowie Expertinnen-Interviews (Alpine Eagle GmbH, Hensoldt AG, Rheinmetall AG)

Die Ergebnisse und Analysen des DEKRA Arbeitsmarktreports 2026 finden sich unter www.dekra-arbeitsmarktreport.de

Weitere Fachinformationen:

DEKRA Akademie GmbH

Diotima Neuner-Jehle

Telefon +49 711.7861-3612

E-Mail diotima.neuner-jehle@dekra.com